Sekretariat

TUGAS

- Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan pengoordinasian:

1. Penyusunan program;
2. Pengelolaan urusan keuangan;
3. Kepegawaian;
4. Rumah tangga kantor;
5. Perlengkapan;
6. Protokol;
7. Hubungan masyarakat;
8. Layanan informasi dan pengaduan;
9. Pembinaan dan pelayanan publik;
10. Kearsipan;
11. Surat menyurat; dan
12. Evaluasi dan pelaporan.

- Sekretariat dipimpin oleh sekretaris yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.

- Sekretariat membawahkan subbagian dan setiap subbagian dipimpin oleh  kepala subbagian yang bertanggung jawab kepada sekretaris.

FUNGSI

Dalam melaksanakan tugas, Sekretaris menyelenggarakan  fungsi:

• Pengoordinasian penyusunan program dan kegiatan;
• Pengoordinasian penyusunan dokumen Sistem Akuntabilitas Kinerja Pemerintah;
• Pengoordinasian penyusunan dan pelaksanaan rencana kerja anggaran dan dokumen pelaksanaan anggaran;
• Pelaksanaan dan pembinaan ketatausahaan, ketatalaksanaan dan kearsipan;
• Pengelolaan urusan kehumasan, keprotokolan dan kepustakaan;
• Pelaksanaan administrasi kantor dan pembinaan kepegawaian;
• Pengelolaan anggaran Dinas dan penerimaan Retribusi;
• Pelaksanaan administrasi keuangan;
• Pengelolaan urusan rumah tangga dan perlengkapan;
• Pembinaan dan fasilitasi penyusunan Standar Pelayanan Publik;
• Pengelolaan Survei Kepuasan Masyarakat;
• Pengelolaan pengaduan masyarakat;
• Pengelolaan informasi, dokumentasi dan pelaksanaan fungsi Pejabat Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Pembantu;
• Pengoordinasian pengelolaan, pengembangan sistem teknologi informasi;
• Pengoordinasian bidang dan UPT;
• Pelaksanaan monitoring, evaluasi, pengendalian dan pelaporan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi; dan
• Pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan/atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Sekretaris membawahi Subbagian Program, Subbagian Keuangan, dan Subbagian Umum. Berikut adalah tugas dan fungsi dari ketiga Subbagian.

A. Subbagian Program

Subbagian Program mempunyai tugas:

- Melaksanakan penyusunan dokumen sistem akuntabilitas kinerja pemerintah yang meliputi:

• Rencana strategis;
• Rencana kerja;
• Rencana kerja tahunan;
• Penetapan kinerja; dan
• Laporan kinerja;

- Melaksanakan penyusunan rencana kegiatan tahunan;

- Melaksanakan verifikasi internal usulan perencanaan program dan kegiatan;

- Melaksanakan supervisi, monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Dinas;

- Mengoordinasikan pembangunan, pengembangan pemeliharaan aplikasi dengan bidang;

- Melaksanakan pengamanan hardware maupun software terhadap aplikasi yang digunakan secara bersama lintas bidang;

- Melaksanakan pengelolaan data dan dokumentasi pelaksanaan program dan kegiatan;

- Mengelola informasi, dokumentasi dan pelaksanaan fungsi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pembantu;

- Memfasilitasi penyusunan Standar Operasional Prosedur dan Standar pelayanan;

- Menyusun  tatalaksana  dan  tata kelola penanganan pengaduan  dan pemberian informasi;

- Melaksanakan tugas kehumasan dan keprotokolan serta informasi layanan dan pengaduan;

- Memfasilitasi pembinaan tata kelola Pelayanan Publik;

- Menyusun laporan pelaksanaan program dan kegiatan Dinas;

- Melaksanakan monitoring, evaluasi, pengendalian dan pelaporan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; dan

- Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan/atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

B. Subbagian Keuangan

Subbagian Keuangan mempunyai tugas:

- Menyusun rencana usulan kebutuhan anggaran;

- Mengoordinir penyusunan rencana kerja dan anggaran/dokumen pelaksanaan  anggaran;

- Melaksanakan sistem akuntansi pengelolaan keuangan;

- Melaksanakan verifikasi dan rekonsiliasi harian penerimaan retribusi;

- Menyusun  rekapitulasi  penyerapan  keuangan  sebagai  bahan  evaluasi kinerja keuangan;

- Mengoordinir dan meneliti anggaran;

- Menyusun laporan keuangan;

- Melaksanakan monitoring, evaluasi, pengendalian dan pelaporan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; dan

- Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan/atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

C. Subbagian Umum

Subbagian Umum mempunyai tugas:

- Melaksanakan pelayanan administrasi  umum dan ketatausahaan;

- Mengelola tertib administrasi perkantoran dan kearsipan;

- Melaksanakan  urusan  rumah  tangga,  keamanan  kantor  dan mempersiapkan  sarana dan prasarana kantor;

- Menyusun rencana kebutuhan alat kantor, barang inventaris kantor/rumah tangga;

- Melaksanakan pelayanan administrasi perjalanan Dinas;

- Melaksanakan pencatatan, pengadministrasian dan pengelolaan barang milik Daerah;

- Melaksanakan pengadaan, pemeliharaan sarana, prasarana kantor dan pengelolaan inventarisasi barang;

- Menyelenggarakan administrasi kepegawaian;

- Menyelenggarakan pengelolaan pelaporan dan evaluasi  kinerja pegawai;

- Menyusun bahan pembinaan kedisiplinan pegawai;

- Menyiapkan dan memproses usulan pendidikan dan pelatihan Pegawai;

- Mempersiapkan penyelenggaraan bimbingan teknis tertentu dalam rangka peningkatan kompetensi pegawai;

- Melaksanakan monitoring, evaluasi, pengendalian dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; dan

- Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan/atasan sesuai dengan bidang tugasnya.